بحث بعنوان السكرتارية | الاهمية و الوظائف و الشروط و الواجبات ووظائف المكتب (شاملاً)

اخواني و اخواتي  في هذه الشبكة العريقة ( شبكة كود الحقيقة) : اقدم لكم بحث بعنوان :السكرتارية

( السكرتارية  )

*   أهمية السكرتارية   +  *وظائفها   +  * الشروط الواجب توافرها في السكرتارية .
1-الواجبات السكرتارية .

2-خطابات البريد  ينقسم إلى  *الصادر    +   * الوارد .
·        ملفات ينقسم إلى *الحفظ  + *تصنيف + *فهرس .
* أهمية السكرتارية :-
أدت التقدم العلوم الطبيعية إلى التخصص في الصناعة وتجارة وأدى استخدام الآلات إلى التخصص داخل المصانع واتساع نطاق المنشئات واستتبع ذلك وجود التناقظ والتنسيق والتعاون بين أفراد الإدارات المختلفة التي تعمل بالمنشآت

·        وظائف المكتب وإدارة السكرتارية :-

1-   إعداد صورة صادقة من البيانات والأرقام من نشاط المنشئة .

2-  تزويد الإدارة المكتبة بالبيانات والحقائق المناسبة بالصورة المناسبة في الوقت المناسب .

* الأشكال وأعمال السكرتارية :-  1-سكرتارية خاصة ، 2-سكرتارية متخصصة ، 3- سكرتارية عامة .

* أهمية السكرتارية الخاصة:-أي تعريفها:- هي معاونة رئيس العمل لذلك تسمي خاصة .
* تعريف السكرتارية الخاصة:- هو شخص هو يكون موضع ثقة الرئيس في أن يختار معاونيه في تأييد عمله ووقتة .

* مزايا الاشتغال في وظيفة السكرتارية الخاص.
1-  وظيفة السكرتير الخاص وظيفة هامة .
2-  تحديد الفرصة لإتاحة فرصة لمبادأة هامة .
3-  تمكن السكرتير لمركز أدبي ممتاز .
4-  ارتفاع مهام السكرتاريين .
5-  وظيفة السكرتير الخاص أقصر وظائف الاستقرار .

·        الصفات الواجب توافرها في السكرتير الخاص :-
1-صفات شخصية (( فكرية ))             +      2-  صفات علمية  ((مكتسبة ))  .

أولاً :-  الصفات الشخصية ( الفطرية ) .
1-  يجب أن يكون حسب المظر والهندام .
2-  يجب أن يكون أمين على أسرار العمل والرؤساء .
3-  يجب أن يكون قوي الشخصية .
4-  يجب أن يكون حسن التصرف له القدرة على التخلص من المواقف الحرجة .
5-  يجب أن يكون بشوشاً ومخلص لروئسائه ولعملة .
6-  يجب أن لا يكون فضولياً .
7-  التمتع بقوة الذاكرة والذكاء وحضور البديهة .
8-  الأنتزام وضبط النفس والانطلاق في التعبير .

* ثانيا :- الصفات العلمية (مكتسبة ) .
1-المؤهل العلمي المناسب  .
2-الإلمام ببعض اللغات  الأجنبية .
3-إيجاد الكتابة على الآلة الكاتبة .
4-الإلمام بطرق الحفظ والتصنيف والفهرسة .
5-الإلمام بجميع القرارات واللوائح التي تقرها المنشئة .
6-أن يكون ملم بجانب من علم النفس والعلاقات الإنسانية .

* الأعمال أو المهام التي يقوم بها السكرتير الخاص :- (( إدارية + التنظيم + مكتبية ) .

·        مهام السكرتير الخاص :-
1-  تنظيم المواعيد والمقابلات والاجتماعات ………………..الخ
2-  حفظ المستندات والأوراق الخاصة .
3-  كتابة المذكرات والتقارير .
* الأعمال التي يقوم بها السكرتير الخاص :-
1- رد على كل المكالمات التلفونية على الرئيس الخاصة به .
2- حفظ المواعيد للرئيس وتنبيهه بها حلما يكون فارغاً .
3- تنظيم عملية مقابلات الزائرين والتصرف بلباقة .
4- تنظيم الاجتماعات .
5- القيام بمهمة كتابة المراسلات الخاصة بمكتب الرئيس .
6- حفظ الأوراق الخاصة بمكتب الرئيس في مكانها الخاص والمخصصة  .
7- الاطلاع على الصحف والمجلات وتلخيص مايهم للرئيس .
8- دراسة ما يكلفه المدير بدراسة وتقديم تقرير عنه .

·        السكرتير والهاتف :-
1-  وضع الهاتف من الناحية اليسرى .
2-  التأكد نمن وجود سماعة الهاتف في مكانها الصحيح في حالة عدم الاستخدام .
3-  الاحتفاظ بأحدث الدليل .
4-  معرفة مكان الرئيس .
5-  السكرتير يمثل رئيسة






*-قواعد الذوق في الاتصال التلفوني :-
1-التحدث مع المدير بطريقة مناسبة .
2-التكلم في السماعة لحولها .
3-الابتعاد عن المجاملات الكثيرة .
4- عدم الغضب أثناء الحديث .
5-  الإصغاء إلى بمحدثك جيداً .
6-  عدم تناول المأكولات أثناء الحديث .

* عند طلب الغير:-  1- التأكد من طلب الرقم الصحيح .
2- ذكر اسم السكرتير وجهة العمل .    3- الإيجاز في الحديث .
4- إنهاء المكالمة بلطف وبنفس طريقة بدايتها .

·        عند رد عمل الغير :-  1-رفع السماعة بمجرد رنيين التلفون .
2- الايجابة بوضوح وبدقة .   3- عدم تحويل المكالمة للرئيس إلا إذا كلن ضرورياً .
3- يترك إيطال المكالمة وإنهائها .

* طرق معالجة المكالمات الهاتفية :- 1) مكالمات صادرة  +  2) مكالمات واردة .

مكالمات واردة
مكالمات صادرة
1-صورة استقبال المكالمة.
1- تخطيط المكالمة .
2- التعرف بالنفس .
2- البحث عن الرقم .
3-تدوين المكالمة الواردة .
3- التعرف بالنفس .
4- فرز  المكالمات .
4- تدوين المكالمات الصادرة .

المكالمات الواردة :-

الرقم
اليوم والتاريخ
الوقت
اسم المتحدث
عنوانه
رقم الهاتف
نوع الحالة
توقيع المستلم
ملاحظات










*المكالمات الصادرة :-

الرقم
اليوم والتاريخ
الوقت
اسم المتصل
رقم الهاتف
نوع الحالة
ملاحظات








*السكرتير والوزير :- السكرتير هو همزة وصل بين الرئيس والراغبين في مقابلة .

*القواعد التي ينبغي أن يتبعها السكرتير في استقبال الزوار :-
1- أن تكون الزيارة في مواعيد محددة ومقدمة .
2- لا ينبغي تحت أي ظروف السماح بدخول الزائر إلى رئيس قبل إبلاغ .
3- يجب على السكرتير العناية بمكتبه لكي يكون معد لاستقبال الزوار في أي وقت .
4-  تسجيل بيانات عن كل زائر في (( بطاقة الزوار )) .
5-  إعداد سجل للرئيس عن مواعيد مقابلات الزوار .

·        خطوات إتمام المقابلات مع الرئيس :-
1- تحديد مواعيد المقابلة .                      2- عند حظور الزائر .
3- موافقة الرئيس على الزيارة .               4- اعتذار الرئيس عن الزيارة .

·        هناك بعض الموقف التي يجب التصرف بها بلباقة :-
1- زائر بدون معاد .        2-زائر مرغوب فيه .         3- زائر صديق أو قريب .
4- زائر من العاملين .        5- الصحفيون .

·        إنهاء الزيارة التي تطال عن ما هو محدود لها :-
(( عند طريق الاتفاق بين الرئيس أو السكرتيرة مثل:-
1-الاتصال عن طريق التلفون .
2-إدخال ورقة للرئيس دون إبداء أي إشارة .
3-أخبار الرئيس بأن موعد آخر قد حان .
4-يفهم الرئيس بأن موعد الاجتماع إحدى اللجان قد حل .
5- ننبه الرئيس بأن هناك أعمال هامة تنتظره .
6-يلبي نداء الرئيس بطريقة متفق عليها كأن يدق له الجرس مرتين الإنهاء المقابلة .

·        السكرتير والاجتماع :-الأعمال هي :-
1-  قبل الاجتماع . +  2- أثناء الاجتماع .  +  3- بعد الاجتماع .

·        السكرتير والاجتماعات نظراً لما تلعبه الاجتماعات من أهمية في مختلف المنظمات .

* مفهوم الاجتماع :- هو عدد من أفراد قد يكون أثنين أو أكثر قد يصل إلى المئات كما الحال في المؤتمرات يجتمعون بهدف مناقشة ودراسة موضوع معين والوصول إلى قرارات بخصوص هذا الموضوع .

·        أركان الاجتماع :-  1- إرسال الدعوة إلى الاجتماع لمن لهم حق الحضور .
2- توافر العدد القانوني .     3- رئاسة الاجتماع .
·        الدعوة إلى الاجتماع :- هي دعوة يذكر فيها (( تاريخ ، وقت ، مكان ، الدعوة المؤرخة وموقع عليها ، الموضوعات التي ستناقش )) .

·        كيفية الدعوة الشخصية :- 1-دعوة شخصية .  2- الدعوة بالبريد .  3- الإعلان في الصحف .

* أصر عدم توجيه الدعوة :- (( يعرض القرارات للبطلان )) .  فيما عدا ذلك :-

1-  حالة وجود مبرر قوي لعدم توجيه الدعوة مثل السفر العضوي للخارج أو مرضه .
2-  في حالة حضور للأعضاء الذي لهم حق الحضور .
3-  في حالة عقد الاجتماعات بصفة دورية .

·        العدد القانوني :- هو ن\من الأعضاء اللازم توافر كحد أدنى لصحة انعقاد الاجتماع وبالتالي صحة وقانونية القرارات التي تتخذ داخل الاجتماع .
-         العدد القانوني تحدده النظم الداخلية واللوائح الخاصة داخل المنشئة .
-         يجب على الرئيس الاجتماع أن يتأكد من توافر العدد القانوني داخل الاجتماع .
·        رئاسة الاجتماع :- يقوم رئيس الاجتماع بدورها في إدارة الاجتماع قد يكون موظف دائم أو مؤقت قد يعلن بانتخاب .

·        واجبات رئيس الاجتماع :- 1- حفظ النظام والتأكد من توافر جو الذوق والياقة.
2-  واجبات تتصل بنقط النظام مثل حق الفيتو .
3-  واجبات تتصل بالعد القانوني .
4-  واجبات تتصل بحفظ النظام وبدء الاجتماع .
5-  واجبات تتصل بإعطاء الكلمة .
6-  واجبات تتصل بالمناقشة .
7-  واجبات تتعلق بطرح الموضوع على أعضاء بالتصويت .






((  السكرتير والاجتماع  ))
أ - دورة السكرتير في التحضير للاجتماع .
ب- أعمال السكرتير خلال الاجتماع .
ج- واجبات السكرتير بعد الاجتماع .

·        أولاً:- دورة السكرتير في التحضير للاجتماعات .
1- تجميع المواضيع المؤشر عليها بالعرض على اللجنة .
2- القيام بنسخ العديد الكافي من الصور لهذه المواضيع بحيث يغطي عدد أعضاء اللجنة .
3- عرض المذكرة إلى الرئيس يوضح فيها المواضيع ولخص عن كل موضوع وطلب تحديد موعد وسلعة الاجتماع .
4-  إعداد جدول الأعمال (قائمة الأعمال والموضوعات التي سيناقشها الأعضاء خلال الاجتماع ) .
5-  تجهيز السكرتير ملف لكل عضو ولرئاسة الجلسة وسكرتيرها .
6-  يثبت نسخة من جدول الأعمال على وجه كل ملف .
7-  يقوم بتحرير دعوة الاجتماع إلى الأعضاء
8-  إرسال الدعوة مرفق لها جدول الأعمال قبل الاجتماع بوقت كافي لضمان وصول الدعوة إليهم .
9-  الاتصال بأعضاء قبل معاد ب 48 ساعة لتأكد من وصول جدول الأعمال .
10-يقول السكريتر باليوم السابق الاجتماع بإشراف على تجهيز غرفة الاجتماع .
11- القيام بتذكير رئيسه في اليوم السابق للاجتماع بموعده .

·        الأعمال السكرتير خلال الاجتماع :- على السكرتير الاجتماع واجبات ومهام ويتضح فيما يلي :-
1-  مقابلة أعضاء الاجتماع وأرشادهم إلى أماكنهم على منضدة الاجتماع .
2-  إحضار الرئيس بانتقال إلى غرفة الاجتماع عند اكتمال عدد الأعضاء .
3-  مساعدة الرئيس في إدارة الجلسة أو الاجتماع .
4-  تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي يتوصل إليها الأعضاء المجتمعون .
* أعمال السكرتير بعد الاجتماع :-
1-  إعداد محضر الجلسة والتسجيل .
2-  عرض المشروع المحضر على الرئيس لإدخال ما يراه فيه من تعديلات .
3-  نسخ المحضر على الآلة الكاتبة وتجهيز لاعتماده في بداية .
4-  بعد اعتماد المحضر بإبلاغ الجهات بما اتخذت من قرارات في الموضوعات المرسلة منها للتنفيذ .
5-  متابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت .
·        تخطيط أعمال السكرتارية :-
- من أهم مقومات النجاح في عمل السكرتير وتنظيم أعماله بشكل دقيق ولا يستطيع تحقيق هذا العرض إلا إذا لجأ لعملية التخطيط ..
- يكون السكرتير بوضع الخطة عمل سنوية خطوط عريضة ثم يجزء هذه الخطة إلى خطة شهرية ثم أسبوعية ويومية .

* فوائد عمل الخطة بالنسبة للسكرتير :-
1-  يساعد لتخطيط على تحديد الأهداف العامة .
2-  تساعد السكرتير على الإعداد المسبق للمعدات والأدوات والمسائل التي ستحقق الأهداف بواسطتها
3-  تساعد السكرتير على مواجهة متطلبات الرئيس والتكيف في العمل .
4- تساعد السكرتير  في تحديد الأعمال و توضيح افضل الطرق للقيام بإنجازها

·        ما هو التخطيط السنوي :-
-         التخطيط هو طويل الأجل : يتضمن الخطوط العريضة للمهمات والأعمال التي سيقوم بها السكرتير التي تتطلب زمن طويل مثل ( تجديد الملفات + الاشتراكات السنوية + الاجتماعات السنوية ) .
* معايير الخطة السنوية :-
1)    أن تكون خطوط عريضة دون تفاصيل .
2)    تشمل الأعمال التي تنفذ كل سنة .
3)    يتضمن الإجراءات التي تتميز بالاستقرار وعدم التغيير .
·        أمثلة على التخطيط السنوي :-
1)  تجديد الملفات .   2) تجديد الاشتراكات السنوية للمجلات والجرائد .
3)  تجديد المفكرة والأجندة السنوية .
4)    إعداد نماذج جديدة أو تحديد النماذج المستخدمة في المكتب .
5)  تحديد الصيانة العامة التي يجب أن تتم الأجهزة المكتب وأثاثه .

·        العيوب الناشئة :-
1-  عدم المرونة يصعب مواجهة الظروف الصعبة .
2-  لا يصلح التخطيط السنوي للأعمال التي يتطلب إنجازها وقت قصير .
* التخطيط الأسبوعي :-
-         يعتبر التخطيط جزء من التخطيط السنوي حيث ينقسم إلى أشهر وأسابيع .
·        أهم مقومات الخطة الأسبوعية :-
1)    التخطيط الأسبوعي أكثر تفصيلاً من الخطة السنوية .
2)    تشمل الأعمال التي يتطلب إنجازها مدة أسبوع .
3)    تشمل الأعمال الروتينية الأسبوعية .

* فوائد التخطيط الأسبوعي :-
-         تجمع بين مزايا الخطة القصيرة ومزايا الخطة الطويلة .

·        عيوب التخطيط الأسبوعي :-
-         لا يصلح للأعمال التي تحتاج مدة طويلة
ثانيا  :-   (  السكرتارية المخصصة )

·        السكرتير المخصص:- هو سكرتير مخصص في عمل فني معين .
-         عمله في نهاية الأهمية بحيث أصبح لا غنى عنه في مكاتب الرؤساء .
-         تظهر أهمية هذا النوع من السكرتير بمكاتب رئيس الوزراء والوزراء نطاق العمل واسع والتخصصات كثيرة.

·        تقسيم السكرتارية المخصصة على سبيل المثال لا الحصر:-
1) سكرتير فني     +     2) سكرتير قانوني    +    3) سكرتير صحفي    +    4) سكرتير إحصائي .

ثالثا  :-  ( السكرتارية العامة )
* قد شاع وجودها في الأجهزة الحكومية .


·        البريد الوارد والصادر :-
-         تلعب المراسلات دور حيوي وهام حيث أنها وسيلة من وسائل الاتصال ونقل المعلومات وهي الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز ومجتمع الذي يتعامل معه .
* أولاً :- البريد الوارد :-  عن طريق إدارة المحفوظات .
أ )  إدارة البريد   +    ب) الأجهزة الحكومية والمؤسسات.   +   ج) استقبال البريد الوارد وفرز جميع الخطابات الواردة .

* ثانيا :- الخطابات :-  1) الخطابات الشخصية خاصة بالعاملين .
2) خطابات سرية وتسلم للمسؤولين.    +    3) خطابات رسمية سواء مسجلة أو عادية .     +   4) برقيات .

*ثالثا :- فتح البريد الوارد :-
-         بعد الانتهاء من عملية البريد الوارد تبدأ عملية فتح المظاريف المعنوية بأسم المؤسسة العادية ولا يجوز فتح المظاريف السرية أو الشخصية .

* رابعاً :- مراجعة المحتويات :-
- تبدأ بعد عملية فتح المحتويات و مراجعة المحتويات بعد فتح المظاريف الواردة  .
أ )   التأكد من أن جميع الخطابات موجهة للمؤسسة .
ب)   التأكد من سلامة المرفقات .
ج ) التأكد من أن جميع الرسائل موقعه من المسؤول .

* خامسا :- ختم البريد الوارد :-
-         تبدأ عملية المعاملات الواردة دفعه واحدة اختصاراً للوقت ولابد أن يكون الختم اسفل الرسالة من الناحية اليسرى .
* سادسا :- توجيه البريد الوارد :-
-         هو تحديد الإدارة أو القيم المختص بدارسة البريد الوارد والرد علية .

* سابعا قيد البريد الوارد :-
-         هي عملية تسجيل البريد الوارد بغرض التأكد من أن معالجة ورده إلى المؤسسة قد سلمت للإدارة أو القسم المختص لدراستها والرد عليها .
·        طرق قيد البريد الوارد :-
1)    القيد في سجل واحد .
2)    القيد حسب الجهات الخارجية .
3)    القيد حسب الإدارات .







* ثامنا :-  القيد في بيانات البريد الوارد :-

·        البريد الصادر :- هو جميع المعاملات والاستفسارات والبرقيات التي تقوم بإرسالها الأجهزة إلى المؤسسات الأخرى والأفراد الذين يتعاملون معهم .
·        الخطوات التي يجب اتباعها في حالة البريد الوارد :-
1- جمع البيانات لكتابة الرسالة .
2- إملاء الخطابات وكتابته .
* هناك مراعاة عدة أمور عند كتابة الرسالة :-
أ ) أن يكون الأسلوب صحيحا من الناحية اللغوية .
ب) أن يكون الألفاظ واضحة ودقيقة.
           ج) الاستعانة بالردود والنموذجية .
3- توقيع الخطابات .
4- معاملة المرفقات :- تنقسم إلى :- أ) المرفقات الكبيرة.      +  ب)  إجراءات الإرسال .

-         بعد وصول المكاتبات من أقسام المشروع المختلفة إلى وحدة الصادر تقوم بعدة خطوات .
أ) فرز المكاتبات ( ترسل بواسطة إدارة البريد + عن طريق مندوب الجهاز + عن طريق البرق ).
ب) قيد البريد الصاد   .    ج) وضع المكاتبات في المظروف .   ه) وضع طوابع البريد .
و) تصدير البريد :- 1- بالنسبة للبريد خارج المدينة  +  2) بالنسبة للبريد داخل المدينة .
3- البرقيات .






(( الفصل الثاني ))
·        حفظ التصنيف والفهرسة .(( أنواع التصنيف) .
·        يقصد بالتصنيف :- الأواق أي تجميع المتشابه ذات الصفات المشتركة بمقدار ما بينها من درجات التشابه في مكان ، بمقدار ما بينها من درجات الاختلاف في مكان آخر .

·        جهات التصنيف :- 1) اتجاه نظري   +    2) الاتجاه العملي .
·        مزايا خطة التصنيف الجديدة :-
1- أن تكون شاملة لكافة الموضوعات التي تتضمنها المحفوظات .
2-  توضيح الصلات بين الموارد والموضوعات .
3-  يجب أن تكون الخطة موضعية .
4-  أن تتميز بالسهولة والبساطة .
5-  أن تكون خطة مرنة .
·        طرق التصنيف :-
-         اشهر الطرق المستخدمة في التصنيف .
1)    التصنيف الموضوعي :- من أهم طرق التصنيف حيث يعكس كافة أنشطة ومجالات وعمل أي منشئه ويسهل إلى المعلومات في أقل وقت ممكن .

2)    التصنيف الجغرافي :- وفيه مجمع الأوراق والوسائط التي تخص فرع في منطقة جغرافية واحدة في ملفات خاصة بها أو في دولة أو إقليم أو مدينة أو قرية أو حي من أحياء من نفس  المدينة .


3)    التصنيف الزمني :- وهو التصنيف التاريخي بمقتضى هذه الطريقة يتم تجميع الأوراق والمستندات حسب تواريخ صدورها :- ( ملفات القضايا + القرارات الوزارية + الأوامر الإدارية + الميزانيات ) .

4) التصنيف بالشكل :- وفي هذا النوع لا ينظر إلى الموضوع بالنسبة للمادة ، أو اسم صاحبها من خلال :-
أ) الشكل الظاهري للخريطة من حيث الحجم والمساحة واللون.
ب) الشكل الذي صيغه فيه الوثيقة مثل :-( الفواتير وأوامر الشراء + التقارير والمظاهرات ) .

5) التصنيف حسب الأسماء :- هو تجميع الأواق والمستندات حسب الأسماء سواء كانت أشخاص أو للمؤسسات على حده .







           ثالثا :-  (( ترتيب وترقيم المحفوظات )).
           
           * الترقيم :- وهو رمز يستخدم قد يكون حرف هجائي وقد تكون رقم عددي أو يكون مزيج من الأرقام والحروف بحيث يترجم الموضوعات أو الأسماء التي يتضمنها المحفوظات من لغة أصلية يصعب استعمالها إلى لغة أيسر استعمالاً تستعمل عملية الرجوع إلى الملف الخاص به .
           * الترتيب :- وهو تنظيم وترتيب الملفات بعد تصنيفها وترتيبها بإحدى طرق الترقيم المناسب إما هجائياً أو عددياً .
           * طرق الترتيب والترقيم :-
           أ) الطرق الهجائية البسيطة :- يمكن استخدامها لترتيب ملفات الأسماء ( الموظفين أو العملاء ) ترتيب هجائي حسب الحرف الأول فالثاني فالثالث وهكذا ولا تصلح هذه الطريقة إلا بالمكاتب التي بها من الملفات أما المؤسسات الكبيرة التي بها عدد كبير من الملفات لا تصلح لها نظر أن عيوب الطريقة الهجائية البسيطة .
           * من عيوب الطريقة الهجائية البسيطة :-
1-  تسبب هذه الطريقة وحدة الموضوع .
2-  قد ينجم عن استخدامها وضع الملفات في غير أماكنها الصحيحة .
           3- صعوبة تحديد رؤس الموضوعات الواجب استعمالها لتحديد الحرف الهجائي التي توضع تحته .
4- تؤدي إلى ضياع الملفات في حالة السهو والنسيان .

ب) الطريقة الهجائية المركبة :- هذه الطريقة تعالج مشكلة تشتيت ملفات الموضوع الواحد وتوزيعه على عدة أدراج ويتم ذلك بواسطة تجميع أجزاء الموضوع الواحد تحت أرس الموضوع .

ج) الطريقة الرقمية المركبة :- وهي أكثر الطرق انتشارا فبعد تصنيف المحفوظات إلى أبواب وفصول وموضوعات ترقيم الأبواب الرئيسية إلى أرقام 1، 2، 3، وكذلك الفصول والموضوعات على حدى .

·        مميزات هذه الطريقة :- 1) المرونة .     2) السهولة
4)    تساعد على بقاء الملفات والأوراق التي بها في حالة جيدة .

د) الطريقة الهجائية المزدوجة :- تشبه إلىحد كبير الطريقة الرقمية المزدوجة مع فارق وهو استعمال الحرف الهجائي لترقيم الأبواب والفصول والموضوعات بواسطتها .
* عيوب هذه الطريقة :-
1-  أنها محدودة بالحروف الهجائية وعددها 28 حرف .
2- الترتيب بالحروف الهجائية أصعب من الأرقام .
3- حفظ الأرقام بالذاكرة أسهل من حفظ الحروف الهجائية .
ه) الطريقة الهجائية الرقمية المزدوجة :- تجمع هذه الطريقة بين الرقمية المزدوجة والطريقة الهجائية للاستفادة من المزايا وتحسب العيوب.
·        الترقيم العشري :- وهي استخدام الأرقام العشرية وتعتمد هذه الطريقة على تقسيم الموضوعات التي تضمها محفوظات أي مؤسسة إلى أبواب رئيسية بحيث لا تزيد عن عشرة أبواب كما يقسم كل باب بحيث لا يزيد عن عشرة أقسام وكذلك كل قسم إلى فروع بحيث لا يزيد أيضا عن عشرة وكل فرع إلى شعب بحيث لا يزيد عن عشرة شعب وهكذا ومن الممكن الإرترسال حتى نصل إلى تجميع دقيق للأوراق الموضوع الواحد .
·        مميزات هذا النظام :-
1-  تجميع الملفات التي تتعلق بموضوع واحد في مكان واحد .
2-  يقصر على الترقيم الرقمي المزدوج .
3-  الاستعداد لاستيعاب جميع الموضوعات التي تندرج تحت موضوع واحد .
4-  قابلية للتطوير والتحسين بعد فترة زمنية .

·        من عيوب هذه الطريقة :-
1)    أنها محدودة بعشرة أبواب وعشرة أقسام وعشرة فروع وعشرة شعب فإن زادت عن عشرة لا تجد مكان لها مكان في الخطة .
2)    زيادة التكاليف لأنها تحتاج إلى موظفين متخصصين .






ثالثا :-  (  الفهرسة  )

-         الفهرسة بالنسبة للمحفوظات هي عملية إنشاء فهارس خاصة بما تحتوي المؤسسة من أوراق ومستندات وتطبيعها على جميع الأوراق الواردة أو الصادرة أو المعدة للحفظ .

·        وتنقسم الفهرسة بالنسبة للمحفوظات إلى قسمين :-
1- القسم الأول :- وضع نظام لهيكل المعلومات .
2- القسم الثاني :- التطبيق العملي للفهرسة .

·        أنواع الفهارس :- تنقسم الفهارس من حيث طبيعة الأعمال بكل مؤسسة إلى :-
1) الفهرس الموضوعي :- عبارة عن مجموعة من المعلومات والبيانات موتبة هجائيا حسب موضوعاتها أمام كل موضوع الرقم الذي يدل على مكان وجود الملف .
2) فهرس الأسماء :- هي المعومات والبيانات التي تم تجميعها حسب الأسماء سواء كانت أسماء أشخاص أو مؤسسات وطبقاً الخطة وفهرسة الأسماء.
·        أشكال الفهارس :- بعضها متطور والبعض الآخر تقليدي يعتبر معوقا من معوقات التي تعترض أجهزة المحفوظات .

·        وأهم هذه الأنواع :-

1)  فهارس البطاقات :- من أهم مصادر المعلومات لأية مؤسسة كما يعتبر أهم الأدلة التي ترشد الباحثين والأخصائيين على أماكن المعلومات التي يرغبونها . حيث يوجد العديد من أشكال فهارس البطاقات فمنها أجهزة الفهارس المرئية والأكثر تطور وهي البطاقات المثقبة .
·        مميزات بطاقات الفهارس :-
1-  البطاقة تعتبر وحدة مستقلة لتجميع المعلومات والبيانات عن أي شخص أو موضوع .
2-  سهولة إضافة المعومات أو استرجاعها .
3-  المرونة فمن السهل أي بطاقات جديدة أو حذف أية بطاقات قد أبطل العمل بها .
4-  لا تحتاج إلى معدات كثيرة أو تكاليف عالية .

2) فهارس البطاقات المرئية :- هي عبارة عن دواليب صغيره من الصاج المطلي لحفظ البطاقات يتألف كل دولاب من الأدراج من عدد الأدراج المسطحة حسب حجم كل منها. وأهم ما يميز هذا النوع من أشكال الفهارس البطاقات أن جميع الموضوعات أو الأسماء التي يحويها كل درج من أدراج الفهرس تظهر بمجرد سحب الدرج في حالة يقع الباحث على البطاقة المطلوبة من أجل هذا سمي هذا النوع بالفهارس المتطورة .
·        مميزات هذه البطاقة :-
1-  تعطي الباحث المعلومات التي يرغبها دون الرجوع إلى ملفات .
2-  توفر الكثير من الوقت .
3-  تحافظ على المستندات التي تضمها الملفات من الاستهلاك .

·        عيوبها :- في حالة إضافة بطاقات جيدة يجب ترحيل كافة البطاقات التي تليها لذا يجب ترك فراغات في كل درج للاستيعاب البطاقات الجديدة .
3)    الفهارس المطبوعة :- وهي عبارة عن قوائم مطبوعة تحتوي على كافة الموضوعات أو الأسماء التي تضمها محفوظات أية مؤسسة مرتبة هجائيا وأمام كل موضوع أو اسم رقم ملفه طبقا لطريقة الترقيم المستخدمة ويتم توزيعه على كافة إدارات وأقسام المؤسسة .
·        تتميز هذه الفهارس :- إنها تعمل على تسهيل تداول المعلومات من خلالها يستطيع أي موظف من أي إدارة من الإدارات المؤسسة أن يلم بالموضوعات التي تخص إدارته . وكذلك جميع الموضوعات الخاصة بإدارات الأخرى .

* عيوب هذه الفهارس :- صعوبة إضافة أية موضوعات جديدة إلية ولذا طبع ملاحق دورية إما ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية حسب كمية الموضوعات الجديدة ثم توزيع على الإدارات والأقسام التي تم توزيع الفرس الأصلية عليها .

·        الفهرس المجلد :- في جميع المؤسسات الدولة . وهي عبارة عن سجل  يتم تسجيل الموضوعات أو الأسماء به وأمام كل موضوع أو اسم رقم ملفه مع ترك فراغات لأمكانية الإضافة إلية في المستقبل . إلا أن هذا الفهرس لا يستوعب كافة الإضافات إلية بعد ملء الفراغات  الأمر الذي يشوه منظره ويفقده أهميته كفهرس .


اتمنى ان ينال رضاكم و ان يستفيد كل من يطلع عليه.

و لكم ودي
و لمزيد من المعلومات قم بزيارة صفحتنا على موقع الفيس بوك بالنسخة الإنجليزية و العربية كما هي موضحة ادناه :

1- ( English )
2- (Arabic    )
FB.com/codetruth
FB.com/alhagigasd